Recensione ONLYOFFICE Workspace: funzionalità del pacchetto per il lavoro in team

Nel corso degli ultimi anni il lavoro in team è diventato di fondamentale importanza. Le realtà lavorative hanno infatti capito che ogni individuo è un universo a sé, con le sue specifiche competenze e il suo ambito di specializzazione. È quindi importante che ognuno ricopra un solo ed unico ruolo, cosa che fino a qualche anno fa invece non accadeva affatto, facendo ricadere sulle spalle di una sola persona  grandi responsabilità. Se ognuno ha il suo ruolo ecco che tutti sanno come muoversi senza che si vengano a creare incomprensioni e disguidi. Tutti possono lavorare in modo indipendente, autonomo e all’unisono. 

Come è cambiato il lavoro in team da quando si è diffuso lo smart working 

Il lavoro in team però ha subito di recente qualche piccolo ostacolo. Da quando lo smart working dilaga, le realtà lavorative infatti si sono interrogate su come riuscire a fare in modo che i dipendenti possano lavorare alla perfezione, nonostante la distanza. Impossibili i meeting giornalieri, impossibile incontrarsi in ufficio anche solo per 5 minuti per poter commentare un lavoro, impossibile scambiarsi idee ed opinioni in modo semplice e realizzare briefing. 

Per fortuna c’è un nuovo pacchetto di app   progettato appositamente per aiutare le realtà lavorative  nell’impresa. Stiamo parlando di ONLYOFFICE Workspace di Ascensio System SIA. 

Docs, l’applicazione più importante di OLNYOFFICE Workspace 

Cuore pulsante di questa suite, è ONLYOFFICE Docs, un software di editing di documenti disponibile anche come app a se. Il programma permette di gestire in modo semplice tutti i formati di file, sia testi che fogli di calcolo e presentazioni. Consente di creare file, condividerli e modificarli, oltre che ovviamente commentarli. Il bello è che questa suite, a differenza di altri simili strumenti oggi disponibili, consente anche la modifica simultanea da parte di vari utenti, così che sia davvero possibile lavorare in team. 

Per fare squadra è necessario che ognuno abbia un ruolo ben preciso. ONLYOFFICE Workspace consente di stabilire un compito per ogni utente che fa parte del team. I compiti possono quindi essere suddivisi in modo equo nello staff, portati avanti tutti nello stesso momento, contribuendo al raggiungimento dell’obiettivo finale. 

L’importanza della sicurezza 

tuttavia, ci sono dei rischi nel mettere online i documenti aziendali e lavorarci in team da remoto. Il rischio è che qualcuno altro possa provare ad accedere, a visualizzare i documenti e rubare dati sensibili. Le realtà lavorative di oggi non possono permettersi un rischio del genere. Proprio per questo motivo gli amministratori di un progetto in ONLYOFFICE Workspace possono impostare degli appositi criteri di sicurezza per evitare l’accesso a terze persone, una password ad esempio, l’accesso tramite codice inviato via SMS, l’accesso tramite collegamento ad un profilo social. Non solo, sono oggi disponibili anche le Private Rooms che permettono di lavorare su file criptati, la scelta ideale nel caso di documenti importanti per l’azienda. 

onlyoffice

Le altre funzionalità di ONLYOFFICE Workspace 

ONLYOFFICE Workspace permette di gestire direttamente il rapporto con i clienti, di creare un’apposita casella di posta elettronica aziendale per ogni genere di comunicazione, di scambiare messaggi istantanei con collaboratori e dipendenti in tempo reale e ricevere delle notifiche per ogni attività così da avere sempre la situazione sotto controllo. Ovviamente la versione gratuita dispone di minori funzionalità rispetto alla versione a pagamento, ma in entrambi i casi si tratta di uno strumento importante nelle mani di chi deve gestire il suo team di lavoro al meglio. 

La versione a pagamento, è giusto sottolinearlo, ha un prezzo accessibile. Inoltre, è possibile personalizzare alcuni elementi, per soddisfare le proprie esigenze.